Come stabilire il tuo Ufficio progetti

L'obiettivo di un ufficio progetti è consegnare un progetto entro i tempi e il budget stabiliti dal cliente. L'ufficio presenterà quindi i risultati al cliente e contribuirà a garantire che il progetto venga eseguito nel modo più efficace possibile.

Un project manager dovrebbe essere coinvolto in un progetto solo se ha dimostrato precedenti successi nella realizzazione di progetti simili con successo. Il project manager deve garantire che tutti gli aspetti del progetto siano pianificati ed eseguiti nel modo più efficiente possibile. Il ruolo principale del project manager è tenere traccia dei progressi e garantire che gli obiettivi del progetto vengano raggiunti o superati. Il loro compito principale è gestire qualsiasi feedback dai membri del team del cliente.

L'idea migliore per un project manager per conoscere il proprio obiettivo, così come i possibili obiettivi futuri, è creare un piano di lavoro. Un progetto di successo richiede un piano di lavoro ben organizzato che si rivolge a ciascuna fase del progetto, o al progetto nel suo insieme. Il piano di lavoro di base dovrebbe includere i principali obiettivi del progetto e una descrizione dettagliata dell'ambito del progetto, nonché una descrizione di tutti i fattori che influenzano il progetto. Il project manager dovrebbe delineare i passaggi necessari per raggiungere ciascuno degli obiettivi.

All'inizio del progetto, il project manager dovrebbe valutare e analizzare lo scenario attuale. Dovrebbe essere programmato un incontro per garantire che il progetto sia realizzabile e che lo studio di fattibilità sia soddisfacente. Durante questo incontro, il project manager dovrebbe valutare le risorse disponibili per il progetto, il periodo di tempo richiesto per il completamento e il costo stimato del progetto. Se il piano di lavoro è inadeguato, questo dovrebbe essere portato all'attenzione del project manager e dovrebbe essere ideato un nuovo piano d'azione.

Una volta che il progetto è a portata di mano del project manager, è il momento di identificare e misurare gli obiettivi e tutti gli sforzi necessari per raggiungerli. È qui che il responsabile dell'ufficio progetti può fare la differenza più grande. È importante che il team che utilizza l'ufficio progetti comprenda i propri ruoli, responsabilità e tutte le risorse necessarie per completare con successo il progetto.

Il project manager dovrà assicurarsi che il progetto sia implementato in modo da massimizzare le risorse disponibili. Il team deve sapere su quali progetti lavorerà e quanti dipendenti saranno necessari per completare il progetto. Ciò contribuirà ad eliminare il rischio che un lavoratore subisca un sovraccarico di lavoro o si arrenda. Inoltre, il project manager deve determinare le esigenze del progetto e le risorse necessarie per soddisfare tali esigenze.

Una volta che il progetto è in corso, il project manager dovrà conoscere lo stato del progetto. Ciò contribuirà a garantire che la squadra si muova nel modo più efficiente possibile. Se manca qualcosa al team, il project manager dovrebbe discutere con il team leader e determinare il modo migliore per implementare le modifiche. Il project manager deve anche comunicare i propri obiettivi al team e implementarli tramite verbali delle riunioni, riunioni sullo stato di avanzamento e simili.

Infine, il project manager deve mantenere il cliente aggiornato sullo stato di avanzamento e dovrà creare una road map che delinea il piano di gestione generale del progetto. Ciò contribuirà a garantire che il progetto rimanga nei tempi previsti e che il cliente abbia un senso della direzione del progetto. Lavorare con il cliente è la base di un progetto di successo e il responsabile dell'ufficio deve comunicare e costruire un buon rapporto con il cliente.